Система и график документооборота

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец графика документооборота по учету труда и заработной платы» в формате doc, размером 43 КБ.

В настоящее время под понятием документооборота понимается процесс по созданию первичных учетных документов, которые также могут быть переданы из других организаций. Все они должны быть в обязательном порядке учтены, обработаны и переданы на хранение в архив. Любое движение подобной документации должно быть регламентировано в специальным графиком посредством бухгалтерского учета.

Сам же график документооборота представляет собой схему, которая описывает весь путь перемещения первичных документов компании с момента их создания и до того, как они передаются на ответственное хранение в архив. Стоит также отметить, что сегодня еще не придумано унифицированной формы для создания подобного графика, поэтому бухгалтер разрабатывает специальный формуляр, а руководитель компании затем его должен утвердить.

Основным требованием к подобному бланку является обязательное установление рациональности в самом документообороте. Другими словами он должен содержать максимально необходимое число подразделений и в то же время конкретных исполнителей для прохождения первичного документа, а также в нем должен быть указан минимальный срок его передачи из одного отдела в другой.

Необходимо понимать, что от грамотного составления графика документооборота, а также точного соблюдения данного свода правил, напрямую зависит оптимальное распределение профессиональных функций и должностных обязательств между сотрудниками организации, а также положительно сказывается на возникновении контрольной функции бухучета, которая отвечает за своевременное предоставление отчетности.

Вся ответственность за исполнение и правильное составление графика документооборота, оперативное перенаправление их в бухгалтерию, а также правдивость всех отраженных в бумаге сведений несут те люди, которые поставили внизу свою подпись. Контролировать же все эти мероприятия должен главный бухгалтер предприятия, который также должен вручить каждому сотруднику выписку из графика, с содержащимися данными, касающимися конкретного лица.

Сегодня известно пять основных этапов документооборота, которые собственно и определяют алгоритм всех необходимых при этом мероприятий и операций. Во-первых, непосредственная разработка и составление документа в момент совершения конкретной хозяйственной операции. Если же выполнить в процессе мероприятия данное условие не представляется возможным, то ее необходимо в срочном порядке исполнить прямо после завершения операции, причем необходимо соблюдать все необходимые правила.

Во-вторых, необходимо осуществить прямую передачу документа в бухгалтерию, где собственно и происходит контроль его своевременности, грамотность оформления и степень полноты для передачи документа для последующей учетной обработки.

В-третьих, во время документооборота должна осуществляться проверка всех принятых документов по специальному образцу, который находится в расположении бухгалтера, причем основное внимание уделяется верному написанию всех обязательных реквизитов, грамотность и полнота отраженных в документе сведений.

Не должен бухгалтер упускать из виду и такой критерий, как законность всех отраженных на бумаге операций. А также логическое соотношение всех компонентов, которое должно подтверждаться арифметическими вычетами. Четвертым этапом современного документооборота является непосредственная обработка документа в бухгалтерии, которая состоит из трех главных мероприятий. Сначала специалист должен произвести таксировку, которая предполагает перевод натуральных и трудовых измерений в денежные единицы.

Например, проанализировать табель рабочего времени сотрудника, на основе которого собственно и происходит начисление заработной платы. После этого следует группировка или сортировка документов, которые содержат однородную по экономическому критерию информацию.

Здесь можно выделить такое распределение документов, как приход и расход товарно-материальных ценностей компании. И завершающим действием является контировка или указание в первичном документе сведений о счетах, относящихся к конкретной хозяйственной операции, которая следует из сведений, отраженных в документе. Итоговым пятым этапом всего документооборота является передача документа на хранение в архив, однако это происходит после того, как будут составлены все учетные регистры.

Требования по хранению к первичной документации

Согласно правилам ведения бухгалтерского учета вся первичная документация должна храниться не менее пяти лет, однако в архивном законодательстве предусмотрены вариации для типовых документов. Так, например, лицевые счета сотрудников должны храниться на предприятии в течение 75 лет. Причем срок хранения необходимо рассчитывать с 1 января следующего года, который наступает после того, что указан в дате составления.

В 5 пункте Положения по бухгалтерскому учету под названием "Учетная политика организации" отмечено, что данный нормативный акт позволяет устанавливать в каждой компании отдельные правила документооборота и непосредственно обработки учетной документации самостоятельно. Причем составлять график всего документооборота, который совершается на предприятии, должен исключительно главный специалист в области бухгалтерского дела и учета. Ведь только так можно разработать, а затем и внедрить оригинальный график, призванный улучшать трудовой процесс всей компании.

Если специалист затрудняется самостоятельно придумать график учета документооборота, то пример такого документа он может посмотреть в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России, которое содержит специальное Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204.

Таким образом, можно смело сделать вывод, что именно от грамотного ведения всего документооборота зависит эффективность развития и процветания любой компании.

© TimesNet.ru

Интересные статьи



Нужна ли в России смертная казнь?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.