Письмо-извещение (скачать образец)

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Письмо-извещение» в формате doc, размером 25 КБ. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы.

Письмо-извещение предназначено для сообщения о предстоящих мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).

Почти всегда письма-извещения рассылают широкому кругу адресатов (организаций, учреждений, предприятий), чтобы пригласить их к участию в мероприятии.

Письма-извещения могут только информировать о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения, но могут также и приглашать к участию, сообщать обо всех условиях участия и вмещать иную вспомогательную информацию.

Письма-извещения могут содержать приложения с картой участника, анкетой участника, программой мероприятия и другими информационными материалами.

Такие письма обычно рассылают по списку, по этой причине строка "Адресат" бывает заполнена обобщенно или не заполнена совсем.

Подписывает письмо-извещение руководитель или заместитель руководителя организации, ответственный за мероприятие. Если мероприятие проводят совместно несколько организаций, письмо-извещение могут подписывать несколько руководителей. Обязательные реквизиты письма-извещения:

  • название организации;
  • данные об организации (номер телефона, адрес, форма собственности, e-mail);
  • код организации;
  • ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика;
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • подпись;
  • указание исполнителя.

Письмо-сообщение может быть составлено в произвольной форме с использованием стандартных языковых формул либо в форме частного письма. Если при переписке с организациями традиционно принята первая форма, то при общении с индивидуальными клиентами лучше воспользоваться вторым вариантом.

Во вводной части письма можно указать мотивацию причины составления извещения. Ключевая фраза может содержать слова и выражения:

  • В ответ на ваше письмо...
  • В дополнение к нашему письму...
  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
  • На основании нашего телефонного разговора...
  • На основании устной договоренности...
  • Согласно постановлению правительства...
  • По вашей просьбе...
  • Согласно протоколу о взаимных поставках...

или

  • В целях выполнения распоряжения...
  • Для согласования спорных вопросов...
  • Для согласования вопросов участия...
  • Для наиболее полного освещения деятельности вашей организации в СМИ...
  • Для решения спорных вопросов...
  • В целях безопасности прохождения груза...
  • Во избежание конфликтных ситуаций...
  • С целью ознакомления с... высылаем вам...

Если содержание письма-извещения не требует мотивации, можно начинать с глагола действия в форме первого лица единственного и множественного числа, реже - в форме третьего лица единственного числа. Нужно заметить, что в письмах форма первого лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма выглядит так:

  • Сообщаем, что...
  • Извещаем...
  • Уведомляем...
  • Информируем...
  • Ставим вас в известность, что...
  • Считаем необходимым поставить вас в известность о ...
  • Доводим до вашего сведения, что...
  • Нам приятно сообщить (Вам), что...
  • Имеем честь сообщить (Вам), что...
  • С радостью сообщаем (Вам) о...

При употреблении глагола в форме 3-го лица, действия передаются описательно:

  • ООО "Три поросенка" уведомляет вас о том, что...
  • ОАО "Ромашкино" информирует партнеров (клиентов) о...

© TimesNet.ru

Прикрепленные файлы

Интересные статьи



Возможны ли в России честные выборы?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.