Образец служебной записки

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец типовой служебной записки» в формате doc, размером 19 КБ. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы.

Нередко при решении производственных вопросов возникает необходимость передать информацию руководству. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно грамотно изложить факты и правильно оформить документ. Составление докладных записок очень часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта подобной переписки. Далеко не всегда, к тому же, понятно, зачем, когда и как составлять докладную записку.

Докладные или объяснительные записки составляют в тех случаях, когда вопрос не может решиться в устной форме. Эта форма коммуникаций является разновидностью внутренней служебной переписки в рамках одной компании. Кроме этого, могут создаваться аналитические и пояснительные записки. Может показаться, что не существует принципиальных отличий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками.

Эти документы действительно близки по назначению и относятся к разряду информационно-справочных документов, предназначенных для оперативного решения вопросов в управленческой деятельности. Все служебные записки предназначены для того, чтобы:

  • обеспечить обмен информацией между подразделениями предприятия и головной организацией;
  • при разветвленной структуре предприятия обеспечивать обмен информацией между отдельными фирмами и вышестоящей организацией;
  • пояснительные записки к бухгалтерской отчетности, предоставляют информацию для заинтересованных пользователей бухгалтерской отчетностью компании (налоговые и статистические органы, банковские учреждения, акционеров и т. д.).

Необходимо понимать, что служебные записки принадлежат к разряду информационно-справочных документов и являются вспомогательными материалами к документам, организационным и распорядительным. Информация в служебных записках не может содержать распоряжений или обязывать к чему бы то ни было, зато она вполне способна побудить к началу определенных управленческих решений, выбору способа воздействия, но при этом может быть только принята к сведению.

Таким образом, служебная записка может служить побудительным мотивом для принятия решений или для подготовки организационных, правовых и распорядительных документов.

По содержанию и предназначению служебные записки подразделяются на:

  • докладные;
  • информационные (меморандумы);
  • аналитические записки (справки);
  • пояснительные записки;
  • служебные записки ad Нос (подготовленные по конкретному поводу, возникшему, как правило, неожиданно);
  • служебные записки о состоянии дел за определенный отрезок времени.

К специфическим видам служебных записок относятся объяснительная и строевая записка.

В тексте служебной записки должны содержаться:

  • аргументация необходимости управленческого решения, с развернутой характеристикой самого решения, его основных положений, управленческой документации предприятия;
  • необходимые расчеты, подтверждающие важность документа, вносимого на утверждение;
  • ожидаемый эффект от реализации решения.

Служебные записки пишут от первого лица единственного числа.

Дополнительные реквизиты пояснительной записки:

  • наименование должностного лица, которому документ адресован;
  • отметка о приложении;
  • подпись разработчика.

Подписывают служебные записки исполнители. В случае необходимости документ можно завизировать у непосредственного руководителя или сотрудника финансового, кадрового или юридического отдела предприятия. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к служебным запискам, они могут составляться и оформляться для каждой организации с учетом специфики.

В случаях формирования на предприятии собственной формы служебной записки, рекомендуется составить локальный нормативный акт, определяющий правила оформления и случаи, в которых служебная записка должна составляться.

© TimesNet.ru

Интересные статьи



Сколько у вашей семьи автомобилей?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.