Делегирование полномочий и ответственности в менеджменте

Принципы делегирования полномочий
Принципы делегирования полномочий

Тяжела участь руководителя – здесь успей, тут реши, там сделай! «Как жаль, что в сутках только 24 часа!», – часто сокрушается вышестоящее звено. Да и каждый когда-нибудь испытывал подобное чувство, что все успеть сделать просто невозможно, хоть разорвись! Но для этого и придумана такая важная вещь, как делегирование полномочий, ну или просто передача задач руководителя подчиненным.

Кто и что делегирует?

Обычно делегирует полномочия начальник или любое вышестоящее лицо. В принципе, когда мама говорит дочке приготовить обед вместо нее, это тоже делегирование. Часто те, кто получают новые задания, не испытывают особой радости от свалившихся на них забот.

Но если руководитель сможет правильно организовать процесс передачи полномочий и в дальнейшем не пускать на самотек выполнение заданий, то обе стороны останутся довольны.

В первую очередь, рекомендуем руководителям обдумать, какие полномочия надо делегировать, а что целесообразнее оставить для самостоятельного выполнения. Мы приведем ряд рекомендаций о том, что же стоит делегировать.

  1. Рутинная работа. Негоже руководителю самостоятельно сортировать письма на отзывы, рекламу, предложения и приглашения. Для этого и набираются помощники и секретари.
  2. Специализированная работа. Каждый должен заниматься тем, чем умеет. И если начальник не в силах нормализовать психологическую атмосферу в коллективе, то лучше передать эту задачу специалисту.
  3. Частные вопросы. То, что можно решить без руководителя, лучше решать без него. Например, как представлять проект на совещании (в форме доклада или наглядного материала), каждый сотрудник в состоянии решить самостоятельно.
  4. Подготовительные работы обычно тоже перепоручаются, а руководитель знакомится только с конечным результатом и с ним уже и работает. Таким образом, начальник лишь получает список с именами лучших клиентов, или поставщиков, или заказчиков, но сам он не участвует в составлении такого перечня.
  5. Делегированию обычно подлежат долгосрочные проекты, которые не требуют немедленных решений. У руководителя и срочных вопросов достаточно. Те вопросы, решение которых еще требует предварительной подготовки, сбора материалов, составление планов и необходимых расчетов, передаются для доработки подчиненным.

При этом не стоит сбрасывать на подчиненных рутинную работу в полном ее объеме и ничего больше – так можно отбить всякий интерес к работе в целом. Одновременно полезно делегировать и часть заданий, в которых сотрудники могут проявить себя, будут увлечены работой, тем самым пробуждается чувство собственной успешности, состоятельности, проявляется инициативность и стремление к самостоятельности в принятии решении.

Но всё же отдельные полномочия делегировать нельзя:

  1. Установление целей – это находится только в компетенции руководителя. Только руководящее звено может устанавливать цели, вырабатывать политику организации, так как лишь ему известны долгосрочные перспективные планы развития фирмы, важные моменты, на которых бы стоило акцентировать внимание. Если же решение подобных вопросов передавать подчиненным, то существует риск упустить основополагающие аспекты. Да и не всегда сотрудники могут сравниться по своему профессионализму и опыту с руководством, соответственно, возможны лишние ошибки.
  2. Задачи с высокой степенью риска, необычные и срочные дела. Именно в таких вопросах делегирование не нужно, поскольку здесь ответственность за принятие всех решений, даже самых незначительных, лучше брать на себя. Это поможет снизить вероятность ошибок. Плюс ко всему, всегда как-то спокойнее, когда знаешь, что все будет сделано в лучшем виде, потому что ты сам лично решил все проблемы.

Далее важно продумать инструкцию для сотрудников, которые будут выполнять поручения. Такой инструктаж должен содержать:

  • подробное объяснение сути задания, то есть выделение конкретной цели деятельности и результаты, которые должны быть предоставлены по окончанию работы;
  • определение форму отчетности (доклад, презентация);
  • определение конкретных сроков сдачи работы;
  • объяснение того, что на подчиненных возлагается полная ответственность за выполнение задания;
  • определение полномочий сотрудников, которые они получают на время выполнения поручения (использование служебного транспорта, использование какой-либо суммы денег);
  • объяснение того, какое вознаграждение ожидает работников в случае успешного выполнения задания;
  • ободрение подчиненных, «слова напутствия» для того, чтобы сотрудники чувствовали себя уверенно.

Выбор сотрудников для делегирования

Конечно же, не каждый сотрудник может принять на себя ответственность за выполнение поручения. Это одна из главных проблем, которая препятствует делегированию полномочий. Соответственно, к вопросу выбора подчиненного для эффективной работы нужно подходить очень тщательно. Мы предлагаем некоторые рекомендации, которые помогут определиться с характеристиками людей, имеющих возможности для наиболее успешного выполнения задания.

Для того чтобы все поручения были выполнены качественно и в срок, нужно, чтобы выбранные подчиненные отвечали определенным требованиям:

  • у сотрудника должна быть соответствующая квалификация, которая бы позволила выполнить проект без ошибок и достаточно быстро;
  • необходимы не только знания в конкретной области, но и опыт выполнения подобных заданий. Делегирование полномочий предполагает и делегирование ответственности за итоги работы, а человек, не имеющий никакого опыта, растеряется, еще не начав работать. Для новичков лучше подбирать работу в команде, где выделяется лидер, который может подсказать и помочь остальным;
  • при выборе сотрудников надо учесть их текущую занятость, и если человек уже выполняет несколько проектов, лучше подобрать кого-то другого;
  • выбранный работник должен иметь соответствующие психологические характеристики: стрессоустойчивость, высокую работоспособность, самостоятельность, аналитичность, гибкость поведения;
  • сотрудник, в идеале, должен иметь интерес к выполняемому заданию и желание работать.

Контроль за выполнением

Тем не менее, даже если руководителю удалось определить передаваемые полномочия, разработать инструктаж, выбрать подходящих сотрудников, ему необходимо постоянно контролировать выполнение работы, чтобы избежать возможных недочетов, отклонения от плана. Таким образом, начальник выполняет здесь функцию контроля. Предлагаем следующие направления деятельности руководителя:

  1. Важно проследить за тем, чтобы работники не откладывали в долгий ящик свои новые задания, а принимались за дело как можно быстрее. Лучше всего для этого определить конкретные сроки для выполнения поручения, предупредив о возможных последствиях в случае просрочки. Конечно, не стоит запугивать сотрудников, необходимо лишь проинформировать их о том, что задание важно выполнить в отведенные временные рамки.
  2. В процессе выполнения сотрудниками работы необходимо координировать их действия, ведь каждый может что-то не учесть и упустить. Вы можете давать необходимые пояснения и рекомендации на каждом этапе работы или сделать обязательным составление отчета по результатам выполнения каждого отдельного задания. Целесообразным также будет предварительное составление сотрудниками плана выполнения порученных заданий.
  3. Не забывайте стимулировать работников. Можно посулить премию или лишний день отпуска, а, может, будет достаточно похвалы. Например, исследования свидетельствуют, что для учителя уже большой радостью является просто вручение грамоты в присутствии остальных педагогов.
  4. Обязательны консультации подчиненных. С одной стороны, вы находитесь в курсе событий, а с другой стороны – сотрудники чувствуют вашу заинтересованность в работе. Выберите определенный день недели, назначьте конкретное время, когда подчиненные смогут обратиться к вам со всеми возникшими вопросами. Таким образом, вы сможете помочь подчиненным переступить через возможную неуверенность, робость при обращении к начальству за советом. В свою очередь, обеспечьте для них гарантированные ответы по всем пунктам. На подобные консультации лучше не жалеть сил и времени, поскольку возрастает вероятность правильного выполнения поручений. Сотрудники также набираются опыта для разрешения проблемных ситуаций.
  5. Старайтесь поддерживать обратную связь с людьми, давать оценку выполнению заданий. Это будет направлять ход работы и поможет избежать лишних ошибок. Реагируйте на все возможные сигналы сотрудников о возникающих проблемах, сомнениях. Будет ли это заслуженная похвала или критика, проведете ли вы консультацию для отдельного подчиненного или совещание для всех, решать вам. Помните, что ни один вопрос, жалоба, затруднение или конфликт не должны остаться без вашего внимания.
  6. Важно не допустить обратного делегирования полномочий вам или последующего другим сотрудникам. Подобные действия внесут лишнюю неразбериху, и никто уже не сможет понять: кто же ответственен за выполняемую работу. Да и авторитет руководителя легко подорвать, если подчиненные не выполняют указания.

Руководителю можно также посоветовать следующее: подробно объясняйте сотрудникам, что им необходимо сделать, дайте точную инструкцию, определите степень ответственности работника и его права. Нужно обеспечить доступ работников к необходимым ресурсам: информационным, техническим, человеческим.

Если поручение дается сразу нескольким людям, то они должны знать об этом. И что не менее важно, старайтесь без веских причин не вмешиваться в рабочий процесс, позвольте подчиненным проявить самостоятельность и инициативность. В то же время, держите «руку на пульсе» и будьте готовы придти на помощь! И не забывайте конструктивно хвалить и критиковать своих сотрудников.

За и против делегирования

К сожалению, делегирование полномочий достаточно редко применяется в деловой практике, несмотря на то, что в данном явлении можно найти достаточно привлекательных аспектов.

Во-первых, делегирование, несомненно, позволяет руководителю разгрузиться от рутинной работы с низким КПД и освободить время для решения более срочных и важных задач. Во-вторых, делегирование полномочий способствует раскрытию способностей подчиненных, стимулирует инициативность и активность сотрудников.

Также это является стимулом для повышения своей компетентности в различных областях, реализации личности в профессиональной сфере. Как известно, профессиональный уверенный в себе сотрудник с большим запасом знаний и навыков – важное условие эффективной и продуктивной работы.

Причины достаточно невнимательного отношения к делегированию кроются обычно в его недооценке, в недостаточном владении техникой делегирования. И наиболее важный аспект – это личностные особенности руководителя, а точнее, его страхи. Начальник может бояться потерять авторитет, особенно если кто-то из подчиненных решит задачу лучше его самого.

Часто присутствуют также опасение потерять контроль над делом: мол, если не следить за рабочим процессом, то все пойдет вкривь и вкось! Помимо этого, руководитель может сомневаться в способностях и возможностях сотрудников. Для работников тоже характерно множество опасений: боязнь критики, страх перед ответственностью.

Все эти проблемы нельзя назвать неразрешимыми. Самое главное – и руководству, и подчиненным необходимо повышать свою квалификацию и профессиональную компетентность. Это необходимо и для продуктивной работы, и для того, чтобы повысить уверенность в собственных силах.

Не менее важным условием эффективного делегирования полномочий являются и доброжелательные отношения в коллективе, чтобы никто не боялся высказывать собственное мнение и проявлять инициативу, а также для снижения до минимума вероятности каких-либо саботажей, интриг и сплетен.

И напоследок. Делегировать полномочия или нет – личное дело каждого руководителя, который сам решает удобно это или нет, подходит для данного типа деятельности или не очень. Но многие менеджеры говорят так: «Успешный менеджер – это тот, кто может легко передать свои обязанности другим без вреда для работы!».

© Анна Овсянникова, МирСоветов

Интересные статьи



Сколько у вашей семьи автомобилей?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.