6 основных правил тайм-менеджмента

Главные правила тайм-менеджмента
Главные правила тайм-менеджмента

Всякая работа должна быть эффективной и приносить удовольствие (См. «6 советов, как найти идеальную работу, которая подойдет именно вам»). Однако в жизни это происходит далеко не всегда (См. «Как перестать ненавидеть свою работу»).

Правильная организация бизнеса включает в себя перечень универсальных правил, позволяющих не только с максимальной пользой использовать отведенное для дела время, не превращая при этом сам процесс в однообразную и утомительную повинность.

Перегруженность делами, суетливость, раздражительность и, как следствие, депрессия – признаки неверной организации рабочего времени. Тайм-менеджмент позволяет выделить главные и второстепенные проблемы, а также определить, что нужно сделать немедленно, а что можно пока отложить.

Как только проясняются приоритеты, суета и чувство нехватки времени пропадают, появляется уверенность в своих силах и удовольствие от труда. Итак, какими правилами руководствоваться при планировании времени для бизнеса?

1. Четко определяйте и записывайте свои цели

Лучше выделить две категории целей: личные и профессиональные. Примерно один раз в год их можно корректировать. Ваши цели должны вдохновлять и стимулировать вас на новые дела. Цели обязательно должны быть записаны на бумаге (См. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»).

2. Приступайте к делу, даже если не представляете себе процесс идеально

Многие люди побаиваются начинать новое делу или приступать к его определенному этапу, если не представляют все в мелочах. По этой причине многие серьезные проекты откладываются до последнего, что вредит делу.

Заставляйте себя браться за работу, даже если у вас нет уверенности, что справитесь с ней идеально. «Начинай действовать!» - это должно стать для вас главным принципом. Не упрекайте себя за неидеальность результата. Если вы выполнили 80% работы, можете считать ее законченной, поскольку оставшиеся 20% - это наведение лоска.

Как ни удивительно, возможность работать неидеально становится источником экономии сил и времени. При таких условиях довести дело до совершенного состояния становится гораздо проще.

3. Больше полезных привычек

В основе наших поступков лежат привычки. К примеру, первое, что мы делаем по приходу на работу, включаем компьютер и открываем привычные новостные сайты. И так ежедневно. Почему происходит именно так? Это просто привычка. Отмечайте свои вредные привычки, старайтесь избавиться от них и приучить себя к полезному. Как ни странно, это не очень сложно и весьма результативно.

Можно начать с изменения своего отношения ко времени прибытия на деловые встречи. Если вы привыкли приезжать на такие встречи впритык, редко опаздываете, но при этом нервничаете и переживаете, приезжайте на встречу за 15 минут до ее начала.

Вы удивитесь, но такая мелочь позволит вам избавиться от нервотрепки и напряжения от необходимости быть строго пунктуальным. Оставшееся до встречи время вы можете потратить на обдумывание деталей предстоящей беседы, то есть использовать максимально полезно.

4. Ежедневно планируйте 6 дел

Количество дел, которое вы планируете на день должно быть не более шести. Эта цифра не случайна. Перечень из 20 задач, составленный вами накануне, на следующий день остается неизменно невыполненным. Это угнетает и демотивирует (См. «Метод кайдзен: шаг за шагом к достижению цели»). В накопившиеся списки не хочется заглядывать, и в результате подобное планирование ни к чему не приводит. Вам просто придется ежедневно переписывать список, перенося дела на следующий день.

Итак, планируйте не более шести дел в день. Если появляется седьмое, перенесите его на следующий день или поменяйте с одним из тех, что запланировали на сегодня. Такой простой прием приносит неожиданные преимущества. Вы сможете правильно разбивать крупные части дела на этапы и ежедневно планировать именно их, а не всю работу целиком.

У вас появится возможность видеть результаты своей работы. Даже если вы успели сделать 4 дела из 6, это почти 70% от запланированного, что совсем неплохо. Это куда приятнее, чем унылое созерцания увеличивающегося перечня несделанного на многих страницах ежедневника. И, в конце концов, вы научитесь планировать и больше успевать.

5. Не бойтесь откладывать

Бывают дела, за которые не хочется браться немедленно. Они могут быть неприятными и хлопотными. Перенесите их на следующее утро. Психологи утверждают, что неприятные вещи лучше делать с утра, поскольку потом весь день кажется свободным.

Это должно стать вашей очередной полезной привычкой. Вы будете уверены, что сделав неприятное дело с утра, вы можете с чистой совестью перенести сегодняшнюю проблему на завтра. При этом вы будете абсолютно уверены, что завтра точно с ней справитесь.

6. Ежедневно фиксируйте главное

Можно порекомендовать ежедневно записывать важные и запоминающиеся события и дела. Ставьте оценку тому, что, по вашему мнению, приближает вас к личным и профессиональным целям.

  • 0 – ничего значительного не произошло (или продолжает выполняться то, что намечено ранее).
  • -1 – вы отдалились от намеченной цели.
  • +1 – вы приблизились к цели.

Для оценки не может быть определенных жестких критериев, оценивайте по ощущениям, но при этом будьте максимально строги к себе.

Ежемесячно суммируйте оценки, и выводите общую динамику в виде графика. Переоценить значение такой статистики сложно. Это своего рода дневник, в котором вы можете увидеть, каким вы были два или три года назад. Благодаря этому дневнику вы получите возможность наблюдать за своим развитием.

Способ позволит вам критически отнестись к себе в некоторых случаях, если в течение всей недели вами отмечены одни нули, это будет сигналом к тому, что пора собраться и сделать решительный шаг вперед. С другой стороны, у вас может появиться повод похвалить себя. Если суммарная оценка за месяц положительная, а кривая графика устремилась вверх, - вы молодец.

Конечно, не следует ограничиваться приведенным перечнем. Существует еще много условий, при соблюдении которых вы сможете увеличить эффективность труда. Не позволяйте «пожирателям времени», таким как социальные сети, ICQ, компьютерные игры отвлекать вас от полезных дел.

Полезная привычка станет образом жизни, если вы будете повторять ее в течение 66 дней. Установите для себя время, когда вы обязательно будете заниматься исключительно полезными делами, и в это время оградитесь от отвлекающих факторов (телевизора, социальных сетей, чашечки кофе с приятельницей). Полезная привычка, ставшая неотъемлемой частью вашего ежедневного поведения, приведет вас рано или поздно к успеху.

© Старецкая Елена, TimesNet.ru

Интересные статьи



Много ли стресса вы испытываете на работе?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.