5 способов проследить за своим бухгалтером

Как проверить бухгалтера
Как проверить бухгалтера

Представьте себе ситуацию. Фирма наняла девушку-бухгалтера на частичную занятость: приятная внешность, отличное резюме, хорошие рекомендации, и берёт недорого. Разве что место работы меняла раз в полгода – ну, с кем не бывает?

Бухгалтер запрашивает первичные документы, качает головой, но успокаивает: «Всё поправим». Через 10 месяцев она перестаёт отвечать на звонки и письма, обрывает все контакты, а после этого приходит штраф из налоговой тысяч на 17.

Фирма осталась без первички, без бухучёта, заплатила штраф и наняла на эту должность штатного сотрудника. Директор, понятное дело, уже настороже и больше не доверяет бухгалтерам как виду. Можно ли застраховать себя от подобных случаев?

Хорошо, если вы взяли на себя труд разобраться в вопросах бухгалтерии и налогов сами, когда начинали бизнес, – вам будет легче. Если вы этого не сделали, то лучше потратить немного времени на налоговый ликбез.

Кстати, специалист, который сможет вам разъяснить по-простому, по-человечески основы отношений вашего бизнеса с государством, – это уже хороший бухгалтер.

Итак, несколько несложных советов, которые помогут вам построить дружественно-доверительные отношения со специалистом по проводкам.

Будьте внимательны с бухгалтерами на дому

На старте бизнеса часто выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает к вам раз-два в неделю или в месяц, забирает документы и привозит потом отчётность. Или сам сдаёт её по доверенности в налоговую и фонды.

Не поленитесь заключить с таким бухгалтером договор. Возьмите с него все возможные контакты, даже близких родственников, а в случае чего не стесняйтесь позвонить им. Вдруг пропавший бухгалтер угодил в больницу?

Если такого договора нет, то будет полезно брать расписки в получении документов. И, на всякий случай, право подписи платёжных и налоговых документов оставляйте за собой.

Проверяйте банковскую выписку

Если есть возможность и необходимость, то попросите бухгалтера ежедневно расшифровывать вам каждую строчку в выписке. Если увидите что-то странное, попросите подтверждающие документы. Особый интерес могут представлять суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.

Также полезно завести документ в Excel с такими графами: остаток на начало дня, приход за день, расход за день, остаток на конец дня. Остаток на конец дня должен совпасть с остатком по выписке на начало следующего дня.

Следите за наличными

Часто (я лично с этим сталкивалась несколько раз) бухгалтеры забывают оформлять кассовые документы – приходные и расходные кассовые ордеры. А ведь за несоблюдение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать фирму на 40 000 рублей, а ИП – на 5 000 рублей.

Поэтому раз в месяц было бы неплохо попросить бухгалтера показать кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и все данные о расходах. Копий чеков здесь недостаточно. Если бухгалтер не сможет этого сделать, тут что-то не так.

Обращайте внимание на даты в документах. Нужно, чтобы они соответствовали периоду, который вы проверяете. Посмотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, разборчиво ли прописаны суммы. Сверьте остатки на начало и конец дня, записи в приходно-расходных кассовых документах и кассовой книге. Они должны совпадать с реальными расходами и доходами.

Выборочно проверяйте остатки на складе

Будет полезно запросить отчёт о складских остатках и, если нужно, ведомость движения товаров. Стоит определиться с периодом проверки и с тем, что вы будете проверять, если ваш ассортимент состоит не из одного-пяти товаров.

Выбирайте либо наиболее ходовые товары, либо дефицитные, либо просто ценное сырьё и материалы. Проверьте, чтобы, например, единицы измерения и количество товара в приходных документах были адекватны тем, что в расходных, и совпадали с теми, что указаны в отчёте об остатках и в ведомостях движений товаров.

Надо делать это хотя бы раз в месяц. Если, конечно, вы не сам себе кладовщик и продавец, а все товары лежат у вас за занавеской в соседней комнате.

Шпионьте, если не хватает драйва

Контроль движения денег и товаров – это классические способы мониторинга деятельности бухгалтера (да и любого человека, которому вы доверяете заботу о финансовых потоках).

Есть и более экзотические способы: контроль за компьютером бухгалтера с помощью специальных программ, установка тайных видеокамер и микрофонов в кабинете бухгалтера, слежка. Можно помечать тайком документы (важные договоры, акты, счета), которые вы подписываете, чтобы исключить вероятность подделки подписи.

Что делать, если бухгалтер исчез

Если у вас увели документы и/или деньги, обратитесь с заявлением в полицию. Возьмите там справку, подтверждающую приём заявления, и отдайте в налоговую. Тогда можно избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчётности.

Не торопитесь увольнять бухгалтера, пока не станет ясно, сможете ли вы привлечь его к ответственности административно или уголовно.

Проведите сверки с налоговой и фондами. Вместе с новым бухгалтером перепроверьте все периоды, за которые отвечал сбежавший специалист.

© Валерия Достовалова, Бухгалтерия.Контур

Интересные статьи



Каким будет курс доллара к концу года?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.