Как правильно заполнять электронный счет-фактуру

Инструкция по заполнению счетов-фактур
Инструкция по заполнению счетов-фактур

После того, как в 2010 году был разрешен к применению электронный формат счета-фактуры, он оказался в обиходе наравне с бумажным документом. Эти формы полностью равноценны, или бывают случаи, когда один из них имеет приоритетное значение?

Выбор формата

Составление счета-фактуры в электронном виде не влияет на возможность компаний принимать предъявленные суммы налога к вычету. ЭС-Ф является оригиналом документа и не требует его дальнейшего оформления на бумажном носителе.

Приоритет классического, привычного счета-фактуры над электронным аналогом законодательством не установлен. Однако, чтобы не возникло противоречий при наличии двух оригиналов документов в электронном и в бумажном виде, стороны сделки могут сами договориться о том, какой из них будет иметь приоритет.

Заполнение ЭС-Ф осуществляется точно так же, как и привычный документ, который в дальнейшем распечатывается на бумаге. Электронный счет-фактура может быть заполнен в учетной бухгалтерской программе или непосредственно в системе электронного документооборота оператора, разумеется при наличии соответствующей технической возможности.

Единственным условием является сохранение файла ЭС-Ф в формате, разрешенном налоговыми органами, который, как было указано выше, установлен приказом ФНС № ММВ-7-6/138@ от 5 марта 2012 года. В документе описываются требования к XML файлам передачи сведений счета-фактуры. Этим письмом чиновники так же закрепляют требования к форматам книг покупок и продаж в цифровом виде.

Обмен электронными счетами-фактурами

Обмен электронными счетами-фактурами осуществляется только через операторов электронного документооборота, которые могут передавать такие файлы по телекоммуникационным каналам связи.

Причем такие компании должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к операторам связи по передаче отчетности в электронном виде в налоговые органы (письмо Минфина России от 01.08.2011 г. № 03-07-09/25). Обратите внимание, с организацией, которая будет пересылать ваши электронные счета-фактуры должен быть заключен лицензионный договор на использование программных средств.

Законодатель не запрещает фирмам обмениваться электронными счетами-фактурами как через одного, так и нескольких операторов. При этом существенным условием для выставления и получения цифровых счетов-фактур через разных провайдеров является наличие у них совместимых технических возможностей для передачи документов в электронном виде.

На раннем этапе использования систем виртуального документооборота работа с разными операторами может создавать дополнительные сложности, это нужно иметь в виду. Пока компании, передающие данные, применяют различные программно-технические средства, другими словами – отличающееся друг от друга, ПО провайдеров может создавать объективные проблемы и сложности.

Действующая форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. По сути, сам бланк документа является единым для цифрового и бумажного видов документа – какие либо отличия фактически отсутствуют. В то же время при заполнении ЭС-Ф необходимо учитывать ряд особенностей, связанных, как с подписанием виртуального документа, так и порядком его выставления.

Как заполнять правильно

Дата составления счета-фактуры, как реквизит документа, заполняется продавцом в обычном порядке. Однако днем выставления ЭС-Ф будет являться дата поступления виртуальной бумаги от продавца оператору. При этом цифровой документ считается выставленным только при наличии у продавца подтверждения от провайдера и извещения покупателя о получении цифрового документа. Таким образом, это требование исключает возможность выставления виртуальной бумаги более ранним числом.

При возникновении необходимости внести в ЭС-Ф исправления, корректировка осуществляется только заменой нового экземпляра документа. Для этого в форме счета-фактуры предусмотрена отдельная строка 1а, в которой указывается порядковый номер и дата внесения изменений, а в строку 1 вписываются дата и номер первоначального экземпляра счета-фактуры.

Виртуальный счет-фактура подписывается только электронной цифровой подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. При этом, в отличие от бумажного собрата, подпись главного бухгалтера на документе не требуется. Возможность ошибки в виде неуказания расшифровки подписи уполномоченного лица исключается, так как электронный автограф содержит в себе всю необходимую информацию о подписанте.

Электронная цифровая подпись

Алгоритм действий продавца и покупателя для участия в обмене ЭС-Ф определен в Порядке выставления и получения счетов фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденном приказом Минфина РФ 25 апреля 2011 №50н. Пункт 2.1 документа устанавливает, что для участия в системе виртуального документооборота счетов-фактур стороне сделки необходимо:

  • получить сертификаты электронной подписи руководителя или иных уполномоченных лиц (выдается удостоверяющим центром, аккредитованным при ФНС России);
  • оформить и предоставить оператору заявление об участии в цифровом документообороте счетов-фактур;
  • получить у провайдера идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие необходимые данные для обмена ЭС-Ф.

Иные особенности, связанные с заполнением ЭС-Ф, будут носить скорее технический характер. Операторы могут использовать разные программы, позволяющие заполнять документ непосредственно в их программе. В качестве возможных дополнений провайдерами могут быть установлены системы проверки правильности заполнения цифровых бумаг и точности введенных данных.

При этом в установленном формате файла электронного счета-фактуры допускается возможность внесения в него сведений (в том числе необязательных) вручную.

© Елена Сорокина, эксперт журнала Расчет

Интересные статьи



Куда вы денете внезапно обнаруженные 5 000 000 рублей?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.