Примеры составления кадровых документов

Документы по кадровому обеспечению
Документы по кадровому обеспечению

Многие показатели в работе предприятий и индивидуальных предпринимателей зависят от правильной организации кадрового документооборота.

Грамотное ведение документации поможет свести к минимуму риски работодателя в трудовых спорах и защитит его перед многочисленными проверяющими.

Рассмотрим типовые формы кадровых документов, применяемые как предпринимателями, так и организациями: должностная инструкция, положение о премировании и расчётная ведомость.

Составление и пример оформления должностной инструкции

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя составлять должностные инструкции для своих сотрудников, поэтому не предусмотрена и ответственность за их отсутствие в организации.

Тем не менее, если руководитель хочет грамотно набрать работников, рационально распределить между ними трудовые функции, оценить объём и сложность выполняемых работ при установлении должностных окладов, то должностная инструкция станет одним из главных документов в его работе.

Каких-либо обязательных условий для должностных инструкций нет, но Роструд в своих письмах даёт некоторые рекомендации по их содержанию (Письма Роструда от 24.05.2011 г. № 1412-6-1, от 30.11.2009 г. № 3520-6-1, от 24.11.2008 г. № 6234-ТЗ).

Составляя инструкцию, за основу можно взять положения квалификационных справочников (например, «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37), применив их к конкретным условиям работы.

Типовая форма должностной инструкции может содержать следующие разделы:

  • «Общие положения» – указывается наименование должности, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации (стаж, образование, опыт работы), кому непосредственно подчиняется работник, наличие подчинённых, порядок замещения работника в период его отпуска, болезни и т. п.;
  • «Должностные обязанности» – подробный перечень конкретных работ и операций, выполняемых работником;
  • «Права» – перечисляются права, которыми наделён работник в соответствии с занимаемой должностью, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями организации и должностными лицами;
  • «Ответственность» – прописывается порядок привлечения работника к ответственности, как за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, так и за прочие правонарушения, связанные с их исполнением;
  • «Условия работы» – режим работы сотрудника и прочие особые условия, действующие на предприятии.

В качестве примера - образец типовой должностной инструкции главного бухгалтера предприятия.

Оформить должностную инструкцию можно двумя способами: в виде приложения к трудовому договору, либо отдельным документом.

В первом случае должностная инструкция вступает в силу после подписания сторонами трудового договора, неотъемлемой частью которого она является.

Оформляется единым документом вместе с трудовым договором в двух оригинальных экземплярах, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Причем экземпляр работодателя должен содержать подпись работника о получении своего экземпляра.

Во втором случае должностная инструкция вступает в силу после её утверждения, и становится обязательной для работника с момента ознакомления под роспись. К количеству экземпляров требований нет, но, как правило, с оригинала снимают две заверенные копии для работника и его непосредственного руководителя.

Следует учесть, что оформляя должностную инструкцию как самостоятельный документ после заключения трудового договора, работодатель рискует получить отказ работника на подпись об ознакомлении, что вполне правомерно с его стороны.

Функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему, работник выполнять не обязан, значит применить к нему взыскание за невыполнение требований такой должностной инструкции невозможно.

Приведенная на One2start Должностная инструкция может помочь работодателю предотвратить злоупотребления со стороны сотрудников, но помните, что нельзя включать в неё положения, не соответствующие действующему законодательству.

Так, установление в инструкции штрафов за опоздания или нарушение дресс-кода противоречит ч. 4 ст. 192 ТК РФ, а требование работодателя, оплатившего работнику обучение, отработать определённый срок является незаконным согласно ч. 4 ст. 57 и ст. 249 ТК РФ, а также согласно Определению Конституционного суда РФ от 15.07.2010 г. № 1005-О-О.

Положение о премировании

Любой работодатель имеет право мотивировать и поощрять своих сотрудников, выплачивая им премии (ст. 191 ТК РФ). Чтобы эти расходы считались обоснованными для целей налогового учёта, и во избежание конфликтных ситуаций с персоналом, порядок премирования необходимо закрепить документально.

Пункт о премировании можно включить непосредственно в текст трудового договора, но лучше составить положение о премировании как самостоятельный документ, утвердить его приказом, а в трудовом договоре указывать лишь отсылку на него. Работник должен быть ознакомлен с положением под роспись до заключения трудового договора с ним.

Законодательно форма типового положения о премировании не закреплена, нет и чётких рекомендаций по его составлению, поэтому каждый работодатель определяет содержание этого документа сам. Желательно включить в положение следующие разделы:

  • «Общие положения» – указываются цели введения положения о премировании, на каких работников организации оно распространяется, на основании каких данных и из каких средств производится расчёт и выплата премий;
  • «Виды и размеры премий, показатели премирования» – перечисляются премии, которые выплачиваются на предприятии (текущие, единовременные), их размер и основания для выплаты;
  • «Порядок утверждения, начисления и выплаты премий» – раскрывается информация о том, кто из должностных лиц и на основании каких документов утверждает премии, как и с какой периодичностью начисляются премии в каждом случае (фиксированно, в процентном соотношении от зарплаты, ежемесячно, ежеквартально и т. п.), применяются ли повышающие коэффициенты, в какие сроки выплачиваются премии за прошедший период; стоит указать виды выплат, которые не учитываются при начислении премий, а также перечислить условия, при которых работник может быть лишён премии;
  • «Заключительные положения» – в этом разделе можно отразить порядок вступления положения о премировании в силу, срок его действия, порядок ознакомления с ним работников, порядок разрешения споров и т. п.

В положение о премировании можно включить и другие разделы в зависимости от специфики деятельности предприятия: разделы о надбавках, о материальной помощи и других дополнительных выплатах, перечень категорий сотрудников, которым премии не начисляются и т. п.

Приведённый пример положения о премировании, является общим для всех работников предприятия, и использовать его лучше на небольших предприятиях. В крупных организациях, с большим количеством сотрудников и отделов, целесообразнее и удобнее разработать отдельный документ для каждого подразделения.

Расчётная ведомость

Для расчёта и выплаты заработной платы применяются расчётно-платежная ведомость по форме № Т-49 и расчётная ведомость по форме № Т-51 (обе унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1). Работодатель вправе выбрать любую из них самостоятельно.

Ведомость по форме № Т-49 составляется на сотрудников, получающих зарплату наличными деньгами. На сотрудников, чья зарплата перечисляется на платёжные карты, составляется только ведомость по форме № Т-51.

Ведомости составляются бухгалтерией в одном экземпляре. Если предприятие имеет несколько структурных подразделений, то расчётные ведомости могут составляться для каждого из них в отдельности.

Рассмотрим пример заполнения расчётной и расчётно-платёжной ведомости.

На титульном листе ведомостей указывается полное либо сокращённое наименование организации, а если расчёт производится в отдельном структурном подразделении, то нужно указать и его название. Также ставится порядковый номер и дата документа.

В расчётно-платёжной ведомости по форме № Т-49 в строке «В кассу для оплаты в срок» проставляется период (не более пяти дней), в течение которого будет произведена выплата зарплаты, и указывается общая сумма, подлежащая выплате по ведомости. Разрешение на оплату заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

В табличной части указываются данные о сотруднике (фамилия, табельный номер, должность, оклад или тарифная ставка). На основании табеля учёта рабочего времени проставляется количество отработанных дней (часов). Далее указываются суммы начислений по видам, производится расчёт всех удержаний (НДФЛ, аванс и т. д.) и, в итоге, определяется сумма, подлежащая выплате.

Каждый сотрудник, получив деньги, должен расписаться в ведомости. Если деньги сотрудником не получены, напротив его фамилии ставится отметка о депонировании.

В конце ведомости в итоговой строке подводится общая сумма. После выдачи заработной платы, прописью и цифрами указываются выплаченная и депонированная суммы. На всю выданную сумму составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого указывается в конце расчётно-платёжной ведомости. Подписывается ведомость кассиром, бухгалтером и руководителем организации.

В отличие от расчётно-платёжной ведомости, расчётная ведомость по форме № Т-51 не содержит граф о получении денег сотрудником и к ней не требуется составления расходного ордера. В части начислений, удержаний и суммы к выплате расчётная ведомость заполняется аналогично форме № Т-49.

© www.one2start.ru

Интересные статьи



Нужна ли в России смертная казнь?

  • {$ (item.counter * 100 / total)|number:1 $}% / {$ item.name $}
    {$ item.name $}
{$ total $} {$ vote_pluralize(total) $} / все опросы

Комментарии (0)

Только зарегистрированные пользователи могут задавать вопросы и добавлять комментарии. Авторизуйтесь, пожалуйста, или зарегистрируйтесь.